Вернуться к обычному виду
Закрыть
Авторизация
Логин:
Пароль:

Забыли пароль?
Регистрация
Войти на сайт | Регистрация

Официальный портал

органов местного самоуправления города Лермонтов




 Заменить фото на главной - копия (2).jpg 
 Глава города Лермонтова
Полулях Станислав Анатольевич

Выборы губернатора 2019

 Победа ФМ 
f11a4bc19d2ecd251474322c17cdd83c13ac942a.png
 
ввв.jpg
Год театра.jpg
картинка Лето.jpg



Отчёт

19.02.2019

Отчёт

 

ОТЧЕТ

о выполнении основных направлений и результатов деятельности

архивного отдела администрации города Лермонтова за 2018 год

 

Архивным отделом администрации города Лермонтова в целях выполнения «Показателей основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации города Лермонтова на 2018 год» была проделана следующая работа:

В целях приведения в соответствие нормативно - правовых актов архивного отдела были внесены изменения в административные регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг.

Постановлением администрации города Лермонтова № 566 от 06.07.2018 года утвержден в новой редакции административный регламент предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений  по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на временном хранении в архивном отделе администрации города Лермонтова»

Постановлением администрации города Лермонтова № 952 от 26.11.2018 года утверждено внесение изменений в административный регламент предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений  по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на временном хранении в архивном отделе администрации города Лермонтова», утвержденный постановлением администрации города Лермонтова от 06 июля 2018 г. № 566.

Распоряжением администрации города Лермонтова № 169-р от 30 октября 2018 года определены должностные лица, ответственные за архивохранилища в администрации города Лермонтова.

За 2018 год были проведены 4 заседания городской экспертной комиссии при администрации города Лермонтова (ГЭК), на которых были рассмотрены и согласованы описи документов постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела.

В целях улучшения физического состояния документов на бумажной основе сотрудниками архивного отдела регулярно, в течение года, проводится ремонт документов. Всего за 2018 год отремонтированы 22 дела, 2534 листа. Были переплетены и подшиты личные карточки формы Т-2 в 7 делах за 1988 - 1993 годы фондов №№ 20 и 54, отремонтированы дела по личному составу фондов №№ 41л и 37л за 1980 – 1985, 1990 г.

Картонирование документов проведено при поступлении документов на постоянное хранение. Всего за 2018 год закартонированы 186 дел фондов Администрации и Контрольно-счетной палаты города Лермонтова.

План по приему документов постоянного хранения на хранение в архивный отдел не выполнен, т.к. не все включенные в график приема документов на 2018 год, организации – источники комплектования, завершили упорядочение документов и представление описей на утверждение ЭПК комитета. Во всех источниках комплектования ответственные лица за делопроизводство и архив занимаются упорядочиванием и составлением описей самостоятельно.

За 2018 год ЭПК комитета были утверждены описи всего на 245 ед.хр.:

описи на управленческую документацию на 169 дел:

90 ед.хр. за 2009 – 2013 годы Контрольно-счетной палаты города Лермонтова, описи утверждены протоколом ЭПК № 6 от 26.06.2018 года;

79  ед.хр. за 1997 - 2007 годы Управления труда и соцзащиты населения администрации города Лермонтова. Описи утверждены протоколом ЭПК № 10 от 23.10.2018 года.

описи дел по личному составу на 76 дел:

29 ед.хр. управленческой документации Контрольно-счетной палаты города Лермонтова за 2009 – 2013 годы, описи утверждены протоколом ЭПК № 6 от 26.06.2018 года;

47  ед.хр. за 1997 - 2007 годы Управления труда и соцзащиты населения администрации города Лермонтова. Описи утверждены протоколом ЭПК № 10 от 23.10.2018 года.

В течение 2018 года архивный отдел осуществлял взаимодействие с ответственными за делопроизводство и архив,  оказывая методическую и практическую помощь. Сотрудники отдела регулярно выходили во все структурные подразделения и отраслевые органы администрации, в организации-источники комплектования архивного отдела с целью проведения разъяснительной работы о необходимости своевременного проведения упорядочения дел и передаче их на постоянное хранение, а также с целью проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета  и использования архивных документов.

За 2018 год архивным отделом было проведено 3 семинара-совещания,      в которых всего приняли участие 53 человека:

2 апреля - семинар-совещание с ответственными за ведение делопроизводство и архив  организаций-источников комплектования архивного отдела. На совещании-семинаре подведены итоги работы организаций-источников комплектования архивного отдела за 2017 год, I квартал 2018 года. Были рассмотрены основные вопросы по упорядочиванию и приему документов в соответствии с графиком приема документов в организациях - источников комплектования на 2018 год.

24 сентября - семинар-совещание с руководителями и ответственными за ведение делопроизводства и архив организаций-источников комплектования архивного отдела, на котором были рассмотрены основные положения ГОСТа Р 7.0.97-2016, итоги работы организаций-источников комплектования за II, III кварталы 2018 года, упорядочение и прием документов в соответствии с графиком приема на 2018 год.

21 ноября, на котором были рассмотрены вопросы заполнения паспортов архивов организаций, внесение изменений в номенклатуры дел организаций, также участники совещания были ознакомлены с новыми нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства.

В течение 2018 года было оцифровано 69 ед.хр., 16 845 листов наиболее востребованные документы  фонда № 1 «Исполнительный комитет Лермонтовского городского Совета народных депутатов» за 1980 – 1983 годы, а также перечни дел постановлений и распоряжений исполкома и администрации города за 1998 - 2010 годы. Все сканированные документы распознаны и переведены в PDF формат для использования  в работе.

В целях пополнения  базы данных выполнялась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд». За 2018 год внесено всего 623 записи: по 1 записи в разделах «Опись» и «Фонд». Это сведения о новом фонде архивного отдела - № 63 «Контрольно-счетная палата города Лермонтова»; в разделе «Дело» - 621 заголовков дел постоянного хранения за 2008 - 2012 годы фонда № 26 «Администрация города Лермонтова».

В базу данных «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» внесена 1 запись о документах по личному составу Контрольно-счетной палаты города Лермонтова. Количество внесенных записей  на 31.12.2018 г. – 668. Объем базы данных – 19 Мб.

В 2018 году мероприятия архивного отдела проводились в соответствии с планом мероприятий, посвященных 100-летию государственной архивной службы России. Всего за год было  проведено 20 информационных мероприятий, в которых приняли участие 659 человек:

опубликованы 3 статьи в еженедельной региональной общественно-политической газете города Лермонтова «Лермонтовские известия»;

С использованием архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, в Государственном архиве новейшей истории СК, были подготовлены и проведены 6 выставок, с материалами которых ознакомились 414 человек:

5 марта - фотовыставка ко Дню архивов – 10 марта. Представленные архивные документы исполнительного комитета Лермонтовского городского Совета народных депутатов и администрации города Лермонтова за 1989 – 1998 годы повествовали об истории образования архивного отдела в администрации города Лермонтова и о назначениях его заведующих. С материалами фотовыставки ознакомились 36 человек.

4 апреля – выставка ко Дню сотрудников военных комиссариатов. Выставка архивных документов была посвящена работе военно-учетного стола администрации города Лермонтова, деятельность которого с 1956 года и до настоящего времени неразрывно связана с военным комиссариатом городов Пятигорск, Лермонтов, Ессентуки и Кисловодск. Презентацию выставки посетили 42 человека.

3 мая - фотовыставка о памятниках, связанных с войной, расположенных на территории города Лермонтова. Архивные фотографии и документы, воспоминания жителей города повествуют о мемориале Вечный огонь, памятнике Неизвестному солдату, обелиске в честь Победы. С материалами фотовыставки ознакомились 72 человека.

27 августа - выставка архивных документов о создания герба города Лермонтова. В экспозиции представлены: постановления и решения администрации и Совета города Лермонтова за 1995, 1996 годы, которые повествуют об истории создания герба города; свидетельство геральдического совета при Президенте РФ о внесении герба города Лермонтова в государственный регистр.     С материалами выставки ознакомились 72 человека.

         24 сентября  - проведена презентация выставки печатных изданий прошлых лет. В экспозиции представлены издания старых городских газет: «Бештау» и «Информирует город Лермонтов» за 1990-1996 годы, подборка выпусков газеты «Лермонтовские известия» о праздновании Дня города с 2006 по 2017 годы, буклеты и книги о городе, изданные в юбилейные годы. В мероприятии приняли участие 22 человека.

30 октября  -  в рамках городских мероприятий, посвященных  100-летию образования ВЛКСМ, архивным отделом проведена выставка в Многопрофильном Дворце культуры города Лермонтова. В экспозиции  выставки были представлены архивные документы фондов Лермонтовского горкома ВЛКСМ  и предприятия почтового ящика № 1, находящиеся на хранении в Государственном архиве новейшей истории СК. Документы повествуют о работе горкома ВЛКСМ, первичных комсомольских организаций, фотографии первых секретарей горкома ВЛКСМ города Лермонтова с 1956 по 1991 годы. С материалами выставки ознакомились 170 человек.

По всем выставкам архивного отдела в течение 2018 года было проведено  5 экскурсий для учащихся  3, 5, 6  классов МБОУ СОШ № 1 города Лермонтова, на которых присутствовало 109 человек:

7 мая 2018 года архивным отделом были проведены 2 урока мужества, в рамках мероприятий, посвященных празднованию 73-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне. Для учащихся 5 и 8 классов МБОУ СОШ № 1 города Лермонтова были показаны архивные документы историко-документальной выставки «Цена Победы». На уроках присутствовало 53 человека.

В рамках мероприятий, посвященных 100-летию государственной архивной службы России, архивным отделом были проведены следующие иные мероприятия, в которых приняли участие 83 человека:

11 мая -  день открытых дверей для ответственных за делопроизводство и архив структурных подразделений администрации города Лермонтова. Сотрудники архивного отдела рассказали об условиях хранения документов в архивохранилище документов постоянного срока хранения, и показали оборудование архивного переплета документов «Ваш архив». Присутствовало 8 человек;

18 мая - торжественное собрание, в котором приняли участие глава города Лермонтова и управляющий делами администрации города, начальники отделов и ответственные за делопроизводство и архив  администрации города и организаций-источников комплектования архивного отдела, учащиеся  МБОУ СОШ №1, ветераны архивной службы. Сотрудники архивного отдела рассказали об истории архивного дела  в Ставропольском крае,  с  показом презентации «Архивы Ставрополья». В торжественной обстановке были  награждены участники творческого конкурса «Архив», который проводился среди учащихся 5-х классов в апреле. Творческий конкурс «Архив» проводился среди учащихся 5-х классов МБОУ СОШ № 1 города Лермонтова, в котором приняли участие 13 человек. Вниманию жюри конкурса было представлено 8 творческих работ: стенгазеты, рисунки, презентации и видеоролик. В торжественном собрании приняли участие 52 человека.

10 октября - день открытых дверей для специалистов МКУ «МФЦ          г. Лермонтова». В ходе мероприятия были рассмотрены вопросы предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела через МФЦ, была проведена экскурсия в архивохранилище, и экскурсия по выставкам архивного отдела. В мероприятии  приняли участие 10 человек.

За 2018 год с документами архивных фондов работали 20 пользователей архивной информации, которые посетили архив 29 раз, для работы было выдано 80 дел. Пользователи интересовались нормативно-правовыми документами администрации и Совета города Лермонтова о структуре администрации, положений комиссий и отделов за 2005 - 2012 годы и др.

По  документам  архивных фондов  документов по личному  составу   всего за 2018 год исполнено 963 социально-правовых запросов, все запросы исполнены в  установленные законодательством сроки. С положительным результатом исполнено 835 запросов, что составляет 87% от их общего количества. Категории поступивших запросов: начисление заработной платы, подтверждение трудового и льготного стажа. По 128 запросам заявителям были направлены информационные письма об отсутствии документов на хранении в архивном отделе.

По документам архивных фондов постоянного хранения всего исполнено -  341 тематических запросов, поступивших от граждан и организаций. 304 запросов исполнено с положительным результатом (89%). По тематике запросы касались в основном имущественных интересов граждан: выделение земельных участков под ИЖС, под строительство гаражей, под садовые участки. 13 непрофильных запросов (1% от общего количества запросов) поступивших в архивный отдел были пересланы в другие организации для исполнения.  Срок исполнения всех видов запросов не превышал 14 дней. 

За 2018 год по защищенному  информационному каналу взаимодействия между органами ПФР Ставропольского края и архивным отделом VipNet клиент поступило и исполнено 891 запросов. Это составило 93% от общего количества электронных запросов. На электронный адрес архивного отдела поступило 27 запросов – 2,8% от общего кол-ва электронных запросов.

Через МФЦ города Лермонтова поступило 85 запросов. Это составляет   6,5 % от общего количества запросов, поступивших за год в архивный отдел. Осуществляется предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме через ЕИАС от граждан получено и исполнено  - 29 запросов - 3% от общего количества электронных запросов. Через электронную форму обращения на сайте администрации поступило 15 запросов  - 1,5% от общего кол-ва электронных запросов.

В 2019 году будет продолжена работа со всеми организациями –источниками комплектования архивного дела по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сотрудники отдела продолжат работу по оцифровке наиболее востребованных правоустанавливающих документов администрации и Совета города Лермонтова.

Отдел продолжит прием и исполнение запросов от граждан, организаций и общественных объединений в соответствии с нормативными требованиями и административными регламентами предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела.

 

 

Начальник архивного отдела

администрации города Лермонтова                                          

  А.В. Панаэтова

 

 


Возврат к списку