12.03.2021
Отчёт о работе
ОТЧЕТ
о работе архивного отдела администрации города Лермонтова
За 2020 год
В 2020 году работа архивного отдела администрации города Лермонтова (далее - архивный отдел) проводилась согласно плану, утвержденного управляющим делами администрации города Лермонтова и согласованного с комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет).
Приоритетными направлениями деятельности являлись:
улучшение качества комплектования архивного отдела;
оказание методической и практической помощи в составлении номенклатур, упорядочению документов постоянного срока хранения и по личному составу источникам комплектования архивного отдела.
В целях выполнения Плана мероприятий по внедрению системы «Открытое правительство» на территории города Лермонтова, приоритетными целями и задачами архивного отдела являлись:
ежедневное проведение контроля поступления запросов по Единой информационной аналитической системе (далее - ЕИАС);
развитие взаимодействия с МФЦ города Лермонтова;
организационная и практическая работа по предоставлению информационных услуг, по использованию архивных документов.
За 2020 год были проведены 4 заседания городской экспертной комиссии при администрации города Лермонтова (ГЭК), на которых были рассмотрены и согласованы описи документов постоянного хранения, по личному составу и фотодокументов; номенклатуры дел структурных и отраслевых органов администрации города Лермонтова.
В целях выполнения показателей основных направлений и результатов деятельности архивным отделом за 2020 год была проделана следующая работа:
1. Обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В целях улучшения физического состояния документов на бумажной основе сотрудниками архивного отдела регулярно, в течение года, проводится ремонт документов. Всего за 2020 год отремонтированы 12 дел (1811 л.). Это дела по личному составу: переплетены и подшиты личные карточки формы Т-2 за 1985,1989 и 1997 годы, заменены обложки в нескольких делах фондов №№ 20, 37л; подшиты 2 ед.хр. в фонде № 25. Всего были закартонированы 647 ед.хр. Это документы постоянного срока хранения и по личному составу, принятые на хранение в 2020 году – 300 ед.хр. Были закартонированы дела по личному составу фонда № 20 «ЛГП «Алмаз» в количестве 347 ед.хр., которые находились на хранении в архивохранилище № 3 по личному составу.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
Всего в 2020 году принято на хранение 318 ед.хр.: 228 ед.хр. управленческой документации, 72 ед.хр. по личному составу и 18 ед.хр. фотодокументов это: документы по личному составу за 2004 – 2019 годы ликвидированного предприятия ООО «ЭМЗ» в количестве 55 ед.хр.; документы фонда № 65 «Управление труда и социальной защиты населения города Лермонтова» за 2008-2009 годы в количестве 23 ед.хр.п/х и 17 ед.хр. по личному составу; документы фонда № 4 «Финансовое управление администрации города Лермонтова» в количестве 49 ед.хр. за 1997 - 2001 гг.; документы фонда № 64 «Управление труда и социальной защиты населения администрации города Лермонтова» за 2010-2014 годы в количестве 48 ед.хр.; документы фонда № 7 «Отдел культуры администрации города Лермонтова» за 2000-2012 годы в количестве 108 ед.хр..
План по приему документов постоянного хранения на хранение в архивный отдел не выполнен, т.к. не все включенные в график приема документов на 2020 год, организации – источники комплектования, завершили упорядочение документов и представление описей на утверждение ЭПК комитета. Во всех источниках комплектования ответственные лица за делопроизводство и архив занимаются упорядочиванием и составлением описей самостоятельно. По состоянию на 01.01.2021 работа по упорядочению документов и подготовке их к передаче на хранение ведется во всех организациях – источниках комплектования архивного отдела. Сотрудники архивного отдела осуществляют взаимодействие с ответственными за делопроизводство и архив в организациях, оказывая методическую и практическую помощь. Во все организации-источники комплектования были направлены письма о необходимости своевременного упорядочения документов и передаче их на хранение в архивный отдел, в соответствии с утвержденными графиками научно-технической обработки и приема документов на 2020 год.
За отчетный период архивным отделом было проведено всего 2 семинара-совещания с руководителями и ответственными за ведение делопроизводства и архив организаций-источников комплектования архивного отдела, по вопросам упорядочения архивных документов администрации города Лермонтова и по вопросам применения в практической работе новых правил делопроизводства, нового перечня типовых управленческих архивных документов, и вопросам соблюдения нормативных требований при организации хранения архивных документов.
3. Создание информационно-поисковых систем.
В течение 2020 года было оцифровано 59 ед.хр., это 2038 документов, 17614 листов, наиболее востребованных документов фонда № 26 «Администрация города Лермонтова» за 2003 – 2004 годы. Все сканированные документы распознаны и переведены в PDFформат для использования в работе.
В целях пополнения базы данных выполнялась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд». За 2020 год внесено всего 262 записи:
3 записи в разделах «Фонд» и «Опись» - это сведения о новом фонде архивного отдела - № 65 «Управление труда и социальной защиты населения города Лермонтова»;
259 ед.хр. – сведения о принятых на хранение документах управленческой документации и по личному составу в фонды №№ 65, 32л, 4, 64, 7.
Количество фондов, внесенных в БД по состоянию на 31.12.2020 г. – 64 ф. и фотодокументы. Работа ведется в 5-ой версии ПК «Архивный фонд». Объем БД 52 Мб.
В базу данных «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» новых записей не было. Количество внесенных записей на 31.12.2020 г. – 669. Объем базы данных 19 Мб.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов.
В силу ограничений установленных постановлением Губернатора Ставропольского края № 119 от 26.03.2020 «О комплексе ограничительных и иных мероприятий по снижению рисков распространения новой коронавирусной инфекции COVID-2019 на территории Ставропольского края» и последующими изменениями к нему, в 2020 году работа архивного отдела по предоставлению информационных услуг и использованию архивных документов проводилась в онлайн формате.
Всего проведено 13 информационных мероприятий, в которых приняли участие и ознакомились на сайтах 602 человека:
Были опубликованы 2 статьи в еженедельной региональной общественно-политической газеты "Лермонтовские известия": статья о проекте «Без срока давности» в выпуске № 20(736) от 15.05.2020 года; статья «100 лет Ставропольским архивам» в выпуске № 39 (755) от 25.09.2020 года, посвященная 100-летнему юбилею архивной службе СК.
В течении апреля-мая 2020 года, в рамках празднования 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, были подготовлены и и размещены на странице архивного отдела в разделе «Деятельность» на сайте администрации города Лермонтова и в сети Instagram 3 виртуальные выставки, с общим числом просмотров 217: «Бессмертный полк архивного отдела»; «Первый парад в Лермонтове в честь Дня Победы 9 мая 1955 года»; «В архивной памяти мгновения войны», посвященная 100-летнему юбилею архивной службы Ставропольского края.
В рамках федерального проекта «Без срока давности», реализуемого по поручению Президента Российской Федерации Владимира Владимировича Путина в Год памяти и славы, в администрации города Лермонтова экспонировалась передвижная историко-документальная выставка «Без срока давности». Архивным отделом были 4 экскурсии по выставке, на которых ознакомились с архивными документами и фотографиями из фондов государственного архива Ставропольского края 145 человек.
В рамках мероприятий, посвященных празднованию 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., архивным отделом проведены уроки мужества в МБОУ СОШ № 5 города Лермонтова. Учащимся 4-х классов рассказали о битве за Кавказ, ознакомили с архивными документами ГКАУ ГАСК об учреждении медали «За оборону Кавказа». На уроках мужества присутствовало 47 человек.
Из иных мероприятий на официальной странице архивного отдела администрации города Лермонтова в социальной сети Инстаграм, и на странице архивного отдела официального сайта администрации города Лермонтова были размещены 2 видеоролика (193 просмотра): «Архивы Ставрополья», количество просмотров – 78; по материалам выставки «Без срока давности» - 115 просмотров.
Всего за отчетный период на официальной странице архивного отдела в социальной сети Instagram (@lermarchiv) были размещены 132 публикации, посвященные памятным и праздничным датам города Лермонтова, а также публикации в рамках празднования 75-й годовщины Победы в ВОВ и 100-летия архивной службы Ставропольского края.
За 2020 год с документами архивных фондов работали 12 пользователей архивной информации, которые посетили архив 13 раз, для работы было выдано 24 дела. Пользователи интересовались нормативно-правовыми документами администрации и Совета города Лермонтова 2003 - 2010 годы.
По документам архивных фондов документов по личному составу всего за 2020 год исполнено 586 социально-правовых запросов, все запросы исполнены в установленные законодательством сроки. С положительным результатом исполнено 510 запросов, что составляет 87% от их общего количества. Категории поступивших запросов: начисление заработной платы, подтверждение трудового и льготного стажа. По 76 запросам заявителям были направлены информационные письма об отсутствии документов на хранении в архивном отделе.
По документам архивных фондов постоянного хранения всего исполнено - 201 тематических запросов, поступивших от граждан и организаций. 191 запроса исполнено с положительным результатом (95%). По тематике запросы касались в основном имущественных интересов граждан: выделение земельных участков под строительство гаражей, под садовые участки. 12 непрофильных запросов (1,5% от общего количества запросов) поступивших в архивный отдел были пересланы в другие организации для исполнения. Срок исполнения всех видов запросов составил 2-7 дней.
За 2020 год по защищенному информационному каналу взаимодействия между органами ПФР Ставропольского края и архивным отделом VipNet клиент поступило и исполнено 548 запросов. Это составило 89,8% от общего количества электронных запросов. На электронный адрес архивного отдела поступило 44 запроса – 7,2% от общего кол-ва электронных запросов.
Через МФЦ города Лермонтова поступило 30 запросов. Это составило 3,8 % от общего количества запросов, поступивших за год в архивный отдел. Осуществляется предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме через ЕИАС от граждан получено и исполнено - 16 запросов – 2,6% от общего количества электронных запросов. Через электронную форму обращения на сайте администрации поступило 2 запроса.
Всего запросов в электроном виде (без учета поступивших запросов в электронном виде через МФЦ города Лермонтова) исполнено 610 запросов (77,5% от общего количества).
Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом в соответствии с регламентом предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на временном хранении в архивном отделе администрации города Лермонтова». Всего за 2020 год было исполнено 62 запроса по документам архивного фонда СК, из них в электронном виде – 31 (50%).
За 2020 год пользователей архивной информацией всего – 1401, в том числе:
получатели архивных справок, выписок и копий по документам архивных фондов документов постоянного хранения и по личному составу – 787;
исследователи архивной информации – 12;
пользователи, принявшие участие в информационных мероприятиях – 602.
За год всего было выдано документов пользователям – 4290 ед.хр., в том числе: в читальный зал – 24 ед.хр., во временное пользование - 0 дела; специалистам архивного отдела для проведения плановых и внеплановых работ – 4266 ед.хр.
В 2021 году будет продолжена работа со всеми организациями –источниками комплектования архивного дела по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сотрудники отдела продолжат работу по оцифровке наиболее востребованных правоустанавливающих документов администрации и Совета города Лермонтова.
Отдел продолжит прием и исполнение запросов от граждан, организаций и общественных объединений в соответствии с нормативными требованиями и административными регламентами предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела.
Отчёт о работе
ОТЧЕТ
о работе архивного отдела администрации города Лермонтова
За 2020 год
В 2020 году работа архивного отдела администрации города Лермонтова (далее - архивный отдел) проводилась согласно плану, утвержденного управляющим делами администрации города Лермонтова и согласованного с комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет).
Приоритетными направлениями деятельности являлись:
улучшение качества комплектования архивного отдела;
оказание методической и практической помощи в составлении номенклатур, упорядочению документов постоянного срока хранения и по личному составу источникам комплектования архивного отдела.
В целях выполнения Плана мероприятий по внедрению системы «Открытое правительство» на территории города Лермонтова, приоритетными целями и задачами архивного отдела являлись:
ежедневное проведение контроля поступления запросов по Единой информационной аналитической системе (далее - ЕИАС);
развитие взаимодействия с МФЦ города Лермонтова;
организационная и практическая работа по предоставлению информационных услуг, по использованию архивных документов.
За 2020 год были проведены 4 заседания городской экспертной комиссии при администрации города Лермонтова (ГЭК), на которых были рассмотрены и согласованы описи документов постоянного хранения, по личному составу и фотодокументов; номенклатуры дел структурных и отраслевых органов администрации города Лермонтова.
В целях выполнения показателей основных направлений и результатов деятельности архивным отделом за 2020 год была проделана следующая работа:
1. Обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В целях улучшения физического состояния документов на бумажной основе сотрудниками архивного отдела регулярно, в течение года, проводится ремонт документов. Всего за 2020 год отремонтированы 12 дел (1811 л.). Это дела по личному составу: переплетены и подшиты личные карточки формы Т-2 за 1985,1989 и 1997 годы, заменены обложки в нескольких делах фондов №№ 20, 37л; подшиты 2 ед.хр. в фонде № 25. Всего были закартонированы 647 ед.хр. Это документы постоянного срока хранения и по личному составу, принятые на хранение в 2020 году – 300 ед.хр. Были закартонированы дела по личному составу фонда № 20 «ЛГП «Алмаз» в количестве 347 ед.хр., которые находились на хранении в архивохранилище № 3 по личному составу.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
Всего в 2020 году принято на хранение 318 ед.хр.: 228 ед.хр. управленческой документации, 72 ед.хр. по личному составу и 18 ед.хр. фотодокументов это: документы по личному составу за 2004 – 2019 годы ликвидированного предприятия ООО «ЭМЗ» в количестве 55 ед.хр.; документы фонда № 65 «Управление труда и социальной защиты населения города Лермонтова» за 2008-2009 годы в количестве 23 ед.хр.п/х и 17 ед.хр. по личному составу; документы фонда № 4 «Финансовое управление администрации города Лермонтова» в количестве 49 ед.хр. за 1997 - 2001 гг.; документы фонда № 64 «Управление труда и социальной защиты населения администрации города Лермонтова» за 2010-2014 годы в количестве 48 ед.хр.; документы фонда № 7 «Отдел культуры администрации города Лермонтова» за 2000-2012 годы в количестве 108 ед.хр..
План по приему документов постоянного хранения на хранение в архивный отдел не выполнен, т.к. не все включенные в график приема документов на 2020 год, организации – источники комплектования, завершили упорядочение документов и представление описей на утверждение ЭПК комитета. Во всех источниках комплектования ответственные лица за делопроизводство и архив занимаются упорядочиванием и составлением описей самостоятельно. По состоянию на 01.01.2021 работа по упорядочению документов и подготовке их к передаче на хранение ведется во всех организациях – источниках комплектования архивного отдела. Сотрудники архивного отдела осуществляют взаимодействие с ответственными за делопроизводство и архив в организациях, оказывая методическую и практическую помощь. Во все организации-источники комплектования были направлены письма о необходимости своевременного упорядочения документов и передаче их на хранение в архивный отдел, в соответствии с утвержденными графиками научно-технической обработки и приема документов на 2020 год.
За отчетный период архивным отделом было проведено всего 2 семинара-совещания с руководителями и ответственными за ведение делопроизводства и архив организаций-источников комплектования архивного отдела, по вопросам упорядочения архивных документов администрации города Лермонтова и по вопросам применения в практической работе новых правил делопроизводства, нового перечня типовых управленческих архивных документов, и вопросам соблюдения нормативных требований при организации хранения архивных документов.
3. Создание информационно-поисковых систем.
В течение 2020 года было оцифровано 59 ед.хр., это 2038 документов, 17614 листов, наиболее востребованных документов фонда № 26 «Администрация города Лермонтова» за 2003 – 2004 годы. Все сканированные документы распознаны и переведены в PDFформат для использования в работе.
В целях пополнения базы данных выполнялась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд». За 2020 год внесено всего 262 записи:
3 записи в разделах «Фонд» и «Опись» - это сведения о новом фонде архивного отдела - № 65 «Управление труда и социальной защиты населения города Лермонтова»;
259 ед.хр. – сведения о принятых на хранение документах управленческой документации и по личному составу в фонды №№ 65, 32л, 4, 64, 7.
Количество фондов, внесенных в БД по состоянию на 31.12.2020 г. – 64 ф. и фотодокументы. Работа ведется в 5-ой версии ПК «Архивный фонд». Объем БД 52 Мб.
В базу данных «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» новых записей не было. Количество внесенных записей на 31.12.2020 г. – 669. Объем базы данных 19 Мб.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов.
В силу ограничений установленных постановлением Губернатора Ставропольского края № 119 от 26.03.2020 «О комплексе ограничительных и иных мероприятий по снижению рисков распространения новой коронавирусной инфекции COVID-2019 на территории Ставропольского края» и последующими изменениями к нему, в 2020 году работа архивного отдела по предоставлению информационных услуг и использованию архивных документов проводилась в онлайн формате.
Всего проведено 13 информационных мероприятий, в которых приняли участие и ознакомились на сайтах 602 человека:
Были опубликованы 2 статьи в еженедельной региональной общественно-политической газеты "Лермонтовские известия": статья о проекте «Без срока давности» в выпуске № 20(736) от 15.05.2020 года; статья «100 лет Ставропольским архивам» в выпуске № 39 (755) от 25.09.2020 года, посвященная 100-летнему юбилею архивной службе СК.
В течении апреля-мая 2020 года, в рамках празднования 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, были подготовлены и и размещены на странице архивного отдела в разделе «Деятельность» на сайте администрации города Лермонтова и в сети Instagram 3 виртуальные выставки, с общим числом просмотров 217: «Бессмертный полк архивного отдела»; «Первый парад в Лермонтове в честь Дня Победы 9 мая 1955 года»; «В архивной памяти мгновения войны», посвященная 100-летнему юбилею архивной службы Ставропольского края.
В рамках федерального проекта «Без срока давности», реализуемого по поручению Президента Российской Федерации Владимира Владимировича Путина в Год памяти и славы, в администрации города Лермонтова экспонировалась передвижная историко-документальная выставка «Без срока давности». Архивным отделом были 4 экскурсии по выставке, на которых ознакомились с архивными документами и фотографиями из фондов государственного архива Ставропольского края 145 человек.
В рамках мероприятий, посвященных празднованию 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., архивным отделом проведены уроки мужества в МБОУ СОШ № 5 города Лермонтова. Учащимся 4-х классов рассказали о битве за Кавказ, ознакомили с архивными документами ГКАУ ГАСК об учреждении медали «За оборону Кавказа». На уроках мужества присутствовало 47 человек.
Из иных мероприятий на официальной странице архивного отдела администрации города Лермонтова в социальной сети Инстаграм, и на странице архивного отдела официального сайта администрации города Лермонтова были размещены 2 видеоролика (193 просмотра): «Архивы Ставрополья», количество просмотров – 78; по материалам выставки «Без срока давности» - 115 просмотров.
Всего за отчетный период на официальной странице архивного отдела в социальной сети Instagram (@lermarchiv) были размещены 132 публикации, посвященные памятным и праздничным датам города Лермонтова, а также публикации в рамках празднования 75-й годовщины Победы в ВОВ и 100-летия архивной службы Ставропольского края.
За 2020 год с документами архивных фондов работали 12 пользователей архивной информации, которые посетили архив 13 раз, для работы было выдано 24 дела. Пользователи интересовались нормативно-правовыми документами администрации и Совета города Лермонтова 2003 - 2010 годы.
По документам архивных фондов документов по личному составу всего за 2020 год исполнено 586 социально-правовых запросов, все запросы исполнены в установленные законодательством сроки. С положительным результатом исполнено 510 запросов, что составляет 87% от их общего количества. Категории поступивших запросов: начисление заработной платы, подтверждение трудового и льготного стажа. По 76 запросам заявителям были направлены информационные письма об отсутствии документов на хранении в архивном отделе.
По документам архивных фондов постоянного хранения всего исполнено - 201 тематических запросов, поступивших от граждан и организаций. 191 запроса исполнено с положительным результатом (95%). По тематике запросы касались в основном имущественных интересов граждан: выделение земельных участков под строительство гаражей, под садовые участки. 12 непрофильных запросов (1,5% от общего количества запросов) поступивших в архивный отдел были пересланы в другие организации для исполнения. Срок исполнения всех видов запросов составил 2-7 дней.
За 2020 год по защищенному информационному каналу взаимодействия между органами ПФР Ставропольского края и архивным отделом VipNet клиент поступило и исполнено 548 запросов. Это составило 89,8% от общего количества электронных запросов. На электронный адрес архивного отдела поступило 44 запроса – 7,2% от общего кол-ва электронных запросов.
Через МФЦ города Лермонтова поступило 30 запросов. Это составило 3,8 % от общего количества запросов, поступивших за год в архивный отдел. Осуществляется предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме через ЕИАС от граждан получено и исполнено - 16 запросов – 2,6% от общего количества электронных запросов. Через электронную форму обращения на сайте администрации поступило 2 запроса.
Всего запросов в электроном виде (без учета поступивших запросов в электронном виде через МФЦ города Лермонтова) исполнено 610 запросов (77,5% от общего количества).
Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом в соответствии с регламентом предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на временном хранении в архивном отделе администрации города Лермонтова». Всего за 2020 год было исполнено 62 запроса по документам архивного фонда СК, из них в электронном виде – 31 (50%).
За 2020 год пользователей архивной информацией всего – 1401, в том числе:
получатели архивных справок, выписок и копий по документам архивных фондов документов постоянного хранения и по личному составу – 787;
исследователи архивной информации – 12;
пользователи, принявшие участие в информационных мероприятиях – 602.
За год всего было выдано документов пользователям – 4290 ед.хр., в том числе: в читальный зал – 24 ед.хр., во временное пользование - 0 дела; специалистам архивного отдела для проведения плановых и внеплановых работ – 4266 ед.хр.
В 2021 году будет продолжена работа со всеми организациями –источниками комплектования архивного дела по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сотрудники отдела продолжат работу по оцифровке наиболее востребованных правоустанавливающих документов администрации и Совета города Лермонтова.
Отдел продолжит прием и исполнение запросов от граждан, организаций и общественных объединений в соответствии с нормативными требованиями и административными регламентами предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела.